Sua empresa está protegendo seus documentos sigilosos da maneira correta?

Muitas empresas investem pesadamente na segurança digital, mas esquecem que documentos físicos ainda são uma vulnerabilidade crítica. Contratos assinados, registros financeiros, projetos estratégicos e outros arquivos confidenciais precisam de proteção rigorosa contra acessos indevidos, manipulação e extravio.

Se sua organização não tem um protocolo seguro para armazenamento e auditoria de documentos, você pode estar correndo riscos desnecessários. Aqui estão os 5 erros mais comuns cometidos na proteção de documentos físicos e como corrigi-los antes que seja tarde demais.

❌ Erro #1: Deixar Documentos Importantes em Gavetas ou Armários Comuns

Parece óbvio, mas ainda é um dos erros mais frequentes. Muitas empresas guardam contratos, registros financeiros e informações estratégicas em armários sem segurança, acessíveis a qualquer pessoa no escritório.

🔍 O problema:

• Qualquer funcionário ou visitante pode pegar um documento sem deixar rastros.
• Extravio e roubo de informações podem ocorrer sem que ninguém perceba.

✅ Solução:
Documentos sigilosos devem ser armazenados em cofres equipados com fechaduras eletrônicas de alta segurança. A Fechadura R2-39E BRAS oferece controle de acessos, rastreabilidade e auditoria de eventos, garantindo que apenas usuários autorizados possam abrir o cofre.

❌ Erro #2: Falta de Controle sobre Quem Acessa os Documentos

Se sua empresa permite que vários funcionários compartilhem a mesma chave ou senha para acessar documentos sigilosos, sua segurança já está comprometida.

🔍 O problema:

• Sem um sistema individualizado, qualquer pessoa pode negar responsabilidade por acessos indevidos.
• Não há como saber quem acessou os documentos e quando.

✅ Solução:
A Fechadura R2-39E permite cadastrar até 20 usuários individuais e um administrador, garantindo que cada funcionário tenha um código próprio para acessar o cofre. Além disso, todo acesso é registrado e auditável, permitindo rastrear exatamente quem abriu o cofre.

❌ Erro #3: Não Ter um Plano Contra Acessos Sob Coação ou Tentativas de Roubo

Imagine que um funcionário seja coagido a abrir o cofre. Sem um sistema de segurança adequado, não há como impedir o acesso forçado e a empresa pode sofrer um grande prejuízo.

🔍 O problema:

• Funcionários podem ser pressionados a entregar documentos sensíveis.
• Não há mecanismos para impedir a abertura forçada do cofre.

✅ Solução:
A Fechadura R2-39E possui a funcionalidade opcional de de bloqueio remoto e alarme silencioso  (BRAS). Isso significa que, em caso de coação, o acesso pode ser negado instantaneamente à distância, evitando perdas e protegendo funcionários.

❌ Erro #4: Não Ter Auditoria dos Acessos ao Cofre

Sem um sistema de auditoria confiável, não há como identificar falhas de segurança ou investigar acessos indevidos. Se um documento desaparecer, como descobrir quem foi o responsável?

🔍 O problema:

• Nenhum registro detalhado dos acessos ao cofre.
• Dificuldade em identificar atividades suspeitas ou acessos não autorizados.

✅ Solução:
A Fechadura Eletrônica R2-39E BRAS registra até 500 eventos, criando histórico completo de aberturas e fechamentos do cofre, além de registrar todas as operações de configuração, inclusão e exclusão de usuários pelo administrador. Os relatórios podem ser extraídos via cabo P2 e gerados em PDF, facilitando auditorias internas e garantindo conformidade com normas de segurança.

❌ Erro #5: Subestimar a Importância dos Documentos Físicos

Com a digitalização de processos, muitas empresas acreditam que documentos físicos perderam relevância. Isso é um grande erro. Contratos, certidões, registros contábeis e documentos legais ainda exigem armazenamento seguro e proteção contra manipulação e roubo.

🔍 O problema:

• Descuido com a segurança de arquivos físicos pode resultar em fraudes e processos judiciais.
• Dependência excessiva do digital, sem garantir cópias físicas protegidas.

✅ Solução:
Um sistema completo de segurança empresarial precisa incluir a proteção de documentos físicos em cofres seguros e auditáveis. A Fechadura R2-39E garante controle total e segurança avançada para armazenar arquivos essenciais sem riscos.

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A segurança de documentos físicos precisa ser levada tão a sério quanto  à proteção de dados digitais. Se sua empresa ainda comete um dos erros acima, é hora de investir na segurança certa.

A Fechadura Eletrônica de Alta Segurança R2-39E é a solução ideal para proteger cofres que armazenam documentos sensíveis, contratos e registros críticos, garantindo:
✅ Controle total de acessos
✅ Bloqueio remoto em caso de risco
✅ Registro e auditoria de até 500 eventos
✅ Proteção contra roubos e tentativas de coação

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